Mitarbeiterdaten in FrontDesk

Datenschutz

Bei FrontDesk ist uns Datenschutz besonders wichtig. Jährlich lassen wir alle unsere Maßnahmen und unsere Systemsicherheit von externen Prüfern beurteilen und nach ISAE 3000 zertifizieren.

Erfassung von Mitarbeiterdaten

Neben Kundendaten, die für die Bearbeitung von Terminanliegen wichtig sind, können in FrontDesk auch Mitarbeiterdaten erfasst und dargestellt werden. Dies erfolgt an drei Stellen im System:

• im FrontDesk-Admin im Bereich „Statistik“
• im FrontDesk-Admin im Bereich „Tickets“
• im FrontDesk-Hub im Bereich „Bisherige Tickets“

Jedoch kann für diese Stellen auch sichergestellt werden, dass niemand Zugriff auf diese Daten hat und die Daten noch am selben Tag gelöscht werden.

Zugriffsrechte einschränken

Um die Daten der Mitarbeiter vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Grundsätzlich gilt, dass der Zugriff von Administratoren auf bestimmte Abteilungen, Funktionen und Systembereiche beschränkt werden kann. Es kann jedoch von Vorteil sein, wenn Administratoren aus den zentralen Bereichen oder der IT einen umfangreicheren Zugriff erhalten.

Daten löschen

Neben diesen grundsätzlichen Zugriffseinstellungen können im System unter „Einstellungen“ und „Anonymisierung von Daten“ Löschfristen für alle erfassten Daten eingestellt werden. Werden hier die Löschfristen für „Mitarbeiter“ auf jeweils 0 Tage festgelegt, werden alle erfassten Daten mit Ablauf des Tages gelöscht und es können keine historischen Mitarbeiterdaten wie Einsatzzeiten, Anzahl der Bedienungen oder Bearbeitungszeiten eingesehen werden.

Tagesaktuelle Daten ausblenden

Im FrontDesk Admin im Bereich „Tickets“ bekommen Administratoren einen Überblick zu angemeldeten oder bereits bedienten Kunden. So kann unter anderem dargestellt werden, welche Mitarbeiter gerade beschäftigt sind oder welcher Kunde durch welchen Mitarbeiter bedient wurde. In FrontDesk Hub im Bereich „bisherige Tickets“ steht den Mitarbeitern eine entsprechende Übersicht zur Verfügung.

Die hier dargestellten Daten der Mitarbeiter können jedoch ausgeblendet werden, sodass diese durch niemanden und zu keinem Zeitpunkt eingesehen werden können. Um dies zu gewährleisten, kann diese Einstellung nur durch den FrontDesk-Support geändert werden.

Größtmögliches Schutzniveau

Werden Daten zum Tagesablauf gelöscht und tagesaktuelle Daten ausgeblendet, wird das größtmögliche Schutzniveau für Mitarbeiterdaten hergestellt. Hierzu bedarf wiederrum keiner Einschränkung der Zugriffsrechte von Administratoren auf bestimmte Funktionen oder Systembereiche.

Solltest du Fragen haben, stehen wir dir gerne zur Verfügung.